個人情報保護方針

お客さまの大切な情報を守り、安心してご利用いただける共済事業を提供していくことが我々の使命であります。そこで、当組合はお客さま、共済代理店さまおよび役職員との信頼を一層確かなものにし、安心してご利用いただくために、個人情報の重要性を認識し、以下の個人情報の取扱いに関する方針を定め、各事項の取組を実施し、個人情報の適正な利用と安全管理に努めてまいります。

1. 当組合は、共済事業及び当組合の規模に応じた適切な個人情報の取得、利用及び提供に努め、また個人情報の取扱い方法を定めた内部規定を整備します。
2. 当組合は、予め同意をいただいた利用目的を超えて個人情報を利用・提供はいたしません。また、そのための措置を講じます。但し、個人情報保護法に定められた例外は除きます。
   なお、個人番号ならびに特定個人情報については、法令等に定める場合を除き、利用・提供はいたしません。
3. 当組合は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
4. 当組合は、個人情報保護管理者を設置し、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の防止及び是正に取り組みます。
5. 当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に迅速に対応いたします。
6. 当組合は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善していきます。

平成１７年　２月　１日（制　　定）
平成２９年　２月　１日（最終改定）

ぐんま共済協同組合
理事長　田部井　俊勝

個人情報の取扱いについて

１．全ての個人情報の利用目的

（1）ご契約者さまの個人情報

1. ①共済契約の引受（審査を含みます。）、共済金・返戻金等の支払、その他当組合の共済契約の履行及び付帯サービスの提供の為に利用させていただきます。また、共済金の支払いのために取得する健康状態・傷病歴等に関する情報は、共済金支払の目的以外では利用いたしません。
2. ②共済契約に関する個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、業務委託先（共済代理店を含みます。）、医療機関、金融機関等に提供する場合に利用させていただきます。
3. ③再共済契約の締結または再共済金の受領等の為、再共済取引先（全日本火災共済協同組合連合会）に対して再共済契約上必要な情報を提供する場合に利用させていただきます。
4. ④共済事故の調査（関係先〔他の共済、保険会社、調査会社、修理業者等〕に対する照会、情報提供等を含みます。）の為に利用させていただきます。
5. ⑤当組合の共済事業ならびに共済事業に付帯する事業、及び全日本火災共済協同組合連合会等、当組合と協力関係にある中小企業関係団体の共済商品・各種サービスの案内・提供ならびに共済の市場調査・共済商品・サービスの開発・研究の為に利用させていただきます。

（2）採用応募者の個人情報

1. ①当組合で職員等の求人募集をする際の連絡及び採用選考に利用させていただきます。

（3）その他の個人情報

1. ①業務遂行及び契約に伴う連絡、諸手続きの為に利用させていただきます。（取引先・共済代理店）
2. ②個人データの開示などの求めに対応する為に利用させていただきます。（開示請求者）
3. ③当組合施設・ネットワークの安全管理の為に利用させていただきます。（外来者）
4. ④職員情報管理規定に定める目的のため（職員）

２．個人情報の利用及び第三者への提供

当組合は、以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用したり第三者に提供したりいたしません。

1. ①本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合には原則として、機密保持、再提供の禁止、お客さまからのお申し出により利用を停止することを契約の条件といたします。
2. ②法令等により開示を求められた場合。
3. ③本人または公衆の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4. ④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為に特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
5. ⑤国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

３．個人情報の共同利用

全日本火災共済協同組合連合会及び中小企業福祉共済協同組合連合会との共同利用について

1. ①共同利用する個人情報の項目
   ぐんま共済協同組合が取得した個人情報の項目のうち、契約者、被共済者、共済金受取人等の住所・氏名・電話番号・性別・生年月日、金融機関の口座番号、健康状態・職業、その他共済契約の管理及び共済金請求に関する事項などを共同利用いたします。ただし、個人番号および特定個人情報については、共同利用いたしません。
2. ②共同利用する組合
   共同利用させていただくのは、中小企業等協同組合法に基づき設立された全日本火災共済協同組合連合会及び中小企業福祉共済協同組合連合会です。
   全日本火災共済協同組合連合会については、全日本火災共済協同組合連合会ホームページ内の「個人情報保護方針」をご覧ください。（http://www.nikkaren.or.jp/）
   中小企業福祉共済協同組合連合会については、中小企業福祉共済協同組合連合会ホームページ内の「プライバシーポリシー」をご覧ください。（http://www.chusairen.or.jp/）
3. ③共同利用する目的
   相互の共済制度の普及推進や相互の組合員・利用者へのサービス提供、及び両組合の効率的運営の為に共同利用いたします。
4. ④共同利用する個人情報の管理責任者
   ぐんま共済協同組合　個人情報保護管理者
5. ⑤取得方法
   共同利用する個人情報は、ぐんま共済協同組合が組合員加入申込書、共済契約申込書、共済金支払書類などを通じて取得したものといたします。

４．個人情報の委託

当組合は、業務を円滑に進める為に、外部業者に個人情報の一部又は全部の処理を委託することがございます。（この場合、安全管理対策の充実した委託先を選定し、かつ安全管理対策を契約において義務付けております）

５．個人情報のご提供の任意性

当組合がお客さまなどご本人に個人情報の提供をお願いした場合、ご本人から当組合への個人情報の提供は任意です。ただし、ご提供いただけない情報の種類によって、当組合からのサービスの一部又は全部をご提供できない場合がございます。

６．個人情報に関するお問い合せ対応

1. ①当組合は、組合の開示対象個人情報に関し、ご本人（代理人を含む）から開示・訂正・利用及び提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当組合の個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただしデータの削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合がございます。
2. ②当組合の個人情報に関するお問い合せは、以下の窓口で承ります。お問い合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがございます。なお、手数料は無料です。